中小企必讀：如何在員工變動中妥善管理 IT 資產
- wlbeiv
- 3天前
- 讀畢需時 5 分鐘
員工入職、調職或離職都會對資訊資產管理構成挑戰，特別是對資源有限的中小企而言。處理不當會引致安全風險、營運中斷及成本失控。透過建立完善的資產生命週期流程，可以減低風險、提升資源運用效率，並確保企業遵守法規。根據我們的分析，採用全面 IT 資產管理策略的機構，更能有效應對每一個環節的變動，降低事故發生。
定義 IT 資產管理的角色與作用
IT 資產管理涵蓋從資產採購到報廢的所有流程與工具，包括硬件、軟件及敏感資料。在中小企業環境中，它有助提升生產力、減少資源浪費，並確保資產在角色交接或員工離職時可清晰無縫地轉移。建立一套完整的資產登記制度，能夠提升協作效率並降低擁有成本。
資產類別分明 加強監控與管理
有效的資產生命周期管理聚焦於三大資產分類：硬件系統，如 laptops、desktops、手機及配件等；軟件與授權，包括作業系統、生產力套件及行業應用；以及關鍵資料，如客戶紀錄、內部文件及設定檔案。掌握各資產類型有助企業針對性地進行風險評估及監察。
建立明確的資產管理政策
要確保資產管理得以貫徹一致，必須界定各部門的責任。建議指派一位 Asset Manager 負責中央資產資料庫；由 IT Administrator 監管設備配置及退役流程；部門主管則負責審批權限主張及資產使用驗證。
在安全與合規層面，資產管理政策需涵蓋可能出現的內部威脅。有效做法包括制定遠端訪問規範，例如 VPN 要求、加密標準及身份驗證機制；實施員工網絡安全訓練，涵蓋釣魚攻擊、防止密碼外洩及設備處理；定期進行資產使用審計以確保符合授權和法規。
精簡入職流程 提升效率與減少錯誤
透過 profile-based provisioning ，企業可以按新員工的職位、部門及地點，自動授予應有的應用程式及權限，此舉可大幅減少手動錯誤並提升生產效率。
利用自動化工具亦可處理各項關鍵工作：包括作業系統灌裝及更新、軟件安裝及授權啟動、身份管理系統中的帳戶建立，以及電郵與協作工具配置。人力資源與 IT 系統之間如有 API 整合，更可避免溝通落差，讓新員工當天即可投入工作。
處理內部調職 資產與權限即時更新
當員工更換崗位或轉換區域，資產交接過程需有系統地處理。收回原有設備並重置、更新資產登記資料、根據新任務重新部署設備，這些動作都應按標準流程執行，以免遺漏。
同時，需及時修改用戶存取權限。我們建議於轉職後 24 小時內，自動套用新職位相應的權限，避免員工存取超出其工作範圍的資料或系統。
有系統的離職程序 減少風險
採用電子離職清單，比起傳統紙本流程可加快 64% 的作業時間，並減少 78% 的錯漏。企業可預設標準化電子表格，用以覆核設備回收、帳號撤銷及辦理離職面談等流程。
根據統計，66% 的資料外洩事件源於內部威脅，當中不少來自未被停用的前員工帳號。因此，建議每季進行一次孤兒帳號審核，徹底清理所有不再使用的登入憑證，以保障數據安全。
另外，提供求職協助及履歷指導服務對企業亦有益處。結構性離職流程不但提升了重聘成功機率，也可吸引過去員工推薦新人才，提升招聘效率及品牌聲譽。
運用雲端 ITAM 工具提升能見度
選用以雲端為基礎的平台，讓資產管理無需重投基建成本即可涵蓋跨地區、跨設備的統一監控。功能包括即時存貨概況、未經授權硬件或軟件自動識別及靈活的分析儀表板。
我們建議選用具備強大 API 整合功能的工具，能無縫連結 HR 系統、 ITSM 平台與安全系統。統一的流程提升入職、離職及合規監控的效率，同時降低人手出錯的風險。
量度績效 持續優化
在資產管理部署初期，應預先訂立清晰的指標作為考評基準，例如平均入職設備配備時間、授權資產的合規比率及被偵測到的無主帳號數量等。我們的研究顯示，定期檢討這些數據能推動資產管理的改進與投資回報。
另外，安排有規律的審查，例如硬件地點確認、授權使用追蹤及安全政策遵守情況，有助公司避免資產被濫用或遺漏。持續進行的輪替審計，確保所有資產至少每年審核一次。
中小企業下一步該如何行動
首先檢視現行的資產生命周期流程，找出仍依賴人手的環節。隨後釐清各方權責與安全政策，並引入電子流程與自動化工具。定期進行孤兒帳號和資產存量審查，有效提升資產使用效率及保障企業資訊安全。當這套資產管理架構運作成熟，企業便可在任何人事變動時維持業務運作，更具防禦力並促進未來發展。
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常見問題：
- 問：中小企是否也需要實行 IT 資產管理策略？
- 答：絕對需要。無論企業規模大小，資訊資產都是營運的核心。恰當的資產管理策略可減低風險、提升效率，並避免因人事變動而導致資料遺失或未授權存取。
- 問：採用自動化工具是否需要大量資源投入？
- 答：未必。目前市場上有多款具彈性的雲端 ITAM 工具，特別適合中小企使用，無需添置昂貴硬件即可導入，並可逐步擴展功能。
- 問：更換崗位後，是否必須即時修改存取權限？
- 答：是的。建議在職務變動後 24 小時內自動生效新的權限設定，以減低系統使用權限外洩風險，確保符合內部安全政策。
- 問：如何防止前員工帳號被遺忘而引致資安問題？
- 答：建議企業每季進行一次孤兒帳號審核，並採用標準化電子離職程序，自動撤銷不再使用的帳戶和權限，以封堵潛在內部風險。
重點資訊：
- 有效的 IT 資產管理能支援員工在入職、調職及離職各階段的順利交接
- 分清硬件、軟件與資料分類，有助強化資產監控與風險管控
- 建立明確的資產管理角色與流程，可提升安全與合規效能
- 引入雲端 ITAM 工具及 API 整合，將資產操作流程自動化，減少人手錯漏
- 定期進行審查與績效指標分析，有助持續優化資產使用與管理架構
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