以 Microsoft 365 安全功能保護你的業務
- wlbeiv
- 9月22日
- 讀畢需時 5 分鐘
了解 Microsoft 365 的安全功能
中小企在資源有限的情況下也能實現企業級別的資訊安全防護。Microsoft 365 提供多層次的安全功能，包括身份管理、威脅防禦、資料保護以及安全監控。這套系統整合有 Azure Active Directory 作為身份與存取管理核心、Microsoft Defender for Office 365 用以攔截惡意軟件及釣魚攻擊、資料外洩防護功能預防無意中洩漏敏感資料，還有合規性工具支援調查與審計需求。
每個 Microsoft 365 訂閱類型（例如 Business Premium、E3、E5）所包含的安全功能略有不同，企業需要根據目前方案妥善規劃與啟用對應功能，以充分保護業務檔案與通訊資料。
啟用多重驗證
開啟多重驗證（MFA）是抵擋帳戶盜用最直接的方式之一。啟用後，用戶登入時需提供一組密碼以及另一項驗證方式，例如手機應用程式或實體安全裝置。這個額外步驟能有效防止不當登入。
你可以在 Microsoft 365 管理中心的使用者管理頁面中，快速針對活躍用戶啟用 MFA，如有需要，也可限制僅針對舊式應用程式使用應用程式密碼。若你使用的是 Azure AD Premium，還可進一步結合風險感知的條件式存取策略，按登入風險決定是否要求 MFA 驗證。
設定條件式存取政策
條件式存取功能，根據使用者身分、裝置狀態、登入地點與風險等因素評估是否給予存取權限。例如，員工若從海外地區登入、或使用非公司受管裝置時，系統可自動要求 MFA 認證，甚至拒絕連線。
你可以先定義可信位置（如公司內部 IP 範圍）、針對特定用戶群或應用（例如 Exchange Online 或 SharePoint）設計政策，再指定須通過的驗證條件，如要求裝置合規或強制變更密碼。建議先對小型試行群組進行測試，確保政策穩定後再全面推行。
落實資料外洩防護
無意中分享敏感資料可能令企業陷入合規風險或聲譽受損。Microsoft 365 的資料外洩防護（DLP）功能可掃描電郵與文件，偵測信用卡號碼、社會保險號碼或自訂關鍵字等資料模式。
你可以透過 Microsoft Purview 合規中心創建 DLP 政策，指定保護範圍（如 Exchange、Teams、OneDrive）、選擇需要偵測的敏感資料類別並設定觸發條件與動作，例如提示用戶或立即封鎖內容。透過儀表板檢視政策觸發記錄，亦可持續優化規則。
啟用進階威脅防護
Microsoft Defender for Office 365 加強郵件安全，阻止釣魚、惡意軟件與零時差攻擊。其關鍵功能包括 Safe Attachments 沙盒功能用以隔離可疑檔案分析、Safe Links 即時掃描及重寫 URL 連結、以及實時報告與事件調查工具協助釐清入侵事件。
要啟用 Defender，只需進入安全與合規中心，於威脅管理政策設定中啟動 Safe Attachments 和 Safe Links 並調整通知機制與應對措施。這些防護機制可大大減少員工收件匣中潛在的有害內容。
善用 Microsoft 365 安全中心監控
即時掌握安全狀況對快速應對事故至關重要。Microsoft 365 安全中心將警報、Secure Score 及改善建議匯整至單一介面，讓安全團隊清楚了解整體防禦狀況與潛在風險。
你可利用安全分數評估目前實施的保護措施，並根據建議一步步提升整體安全性。此外，安全中心亦提供即時警報檢視與任務指派功能，幫助 IT 團隊按輕重緩急回應事件，並能匯出報告提供審計與高層參考。
提升員工的安全意識
即使部署了所有先進安全工具，用戶仍有機會因一時大意點撃釣魚郵件。因此，培養全體員工的資安意識是不可或缺的一環。透過定期的釣魚測試，能實際測試反應與識別能力；同時分享簡短的密碼安全與 MFA 小貼士，有助養成良好習慣。
建議安排每季舉辦一次資安分享或午間學習活動，鼓勵跨部門參與。讓僱員成為防線的一部分，未來當遇上可疑郵件或裝置行為時，更容易主動通報，大幅降低風險。
未來行動建議
現時很多中小企業都已訂閱 Microsoft 365，但未必充分運用其內建的安全功能。建議先確認你目前方案所包含的保安工具，優先啟用多重驗證與條件式存取，快速降低登入風險。
接著，部署資料外洩防護及 Defender for Office 365，以阻隔資料外洩及惡意軟件感染。再透過安全中心的建議逐步強化整體安全姿態，同時持續進行員工安全培訓。這樣一來即可打造出符合企業需求的防護框架，反映可靠、合規與持續進步的資訊安全文化。
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常見問題：
- 問：Microsoft 365 所有版本都有內建安全功能嗎？
- 答：是的，但各種訂閱類型（如 Business Premium、E3、E5）所提供的安全功能有所差異，建議根據企業需求選擇最合適方案。
- 問：多重驗證會影響員工登入體驗嗎？
- 答：初次設置後大部分用戶只需在新裝置或高風險登入時進行額外驗證，日常使用影響輕微，但能大幅提升帳戶安全性。
- 問：我應該如何開始設定條件式存取策略？
- 答：建議先定義信任地點與使用者群，試行小規模政策後再逐步擴大推行，並善用 Azure AD 的建議與報告功能優化流程。
- 問：資料外洩防護功能是否適用所有 Microsoft 365 用戶？
- 答：某些資料外洩防護功能需特定訂閱（如 Microsoft 365 E3/E5 或 Microsoft Purview）才可全面啟用，務必確認方案內容後開啟相關設定。
重點資訊：
- Microsoft 365 提供多層次資安功能，包括身份管理、威脅防護與資料保護。
- 啟用多重驗證與條件式存取能有效降低帳號外洩與不當登入風險。
- 落實資料外洩防護與 Defender for Office 365，有助防止敏感資料外洩與惡意攻擊。
- 善用安全中心監控與員工資安培訓，打造全面且持續強化的防護體系。
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