善用 Microsoft 365 Business Essentials 改善營運流程
- wlbeiv
- 9月21日
- 讀畢需時 5 分鐘
中小企常面對工具分散、協作效率低及資料安全管理困難等問題。若果資訊未能即時共享，溝通容易出現斷層，工作流程也會被拖慢。再者，缺乏有效保護資料的方案，亦令資訊外洩風險大增。
Microsoft 365 Business Essentials 正正針對以上痛點，為企業提供一套集成雲端工具，集中處理郵件、文件儲存、即時通訊及網上會議，提升整體協作效率。只需幾個步驟，即可快速開通服務，部署團隊運作平台，同時確保資料受到妥善保護。
了解 Microsoft 365 基本功能
Microsoft 365 Business Essentials 適合不需要桌面應用程式的中小型團隊，涵蓋多項常用雲端業務服務，包括：
Exchange Online 提供商業級電郵系統與行事曆管理；OneDrive for Business 為每位用戶提供 1 TB 雲端儲存空間；Microsoft Teams 支援即時聊天、網上會議及語音通話；SharePoint Online 有助建立團隊網站並管理共享文件；而 Word、Excel、PowerPoint 則提供網頁版功能，方便用戶於瀏覽器內直接編輯。
這些服務相互整合，讓你以連結代替附件分享文件，並實現即時多人協作編輯。如需桌面版應用程式或更高層級的安全功能，日後亦可隨時升級，無需重新設定帳戶。
快速開通訂閱服務
開通 Microsoft 365 Business Essentials 訂閱只需幾個基本步驟：
先登入 Microsoft 365 管理中心，選擇 Business Essentials 套餐，輸入帳單資料並確認付款方式。之後，根據系統提示加入提供的 TXT 記錄至你的網域設定，以完成驗證程序。
等候 DNS 傳播完畢（一般 1 小時內完成，部分地區或需最多 48 小時），便可啟用自訂電郵地址。完成設定後，可登入 portal.office.com 開始新增用戶。
集中管理用戶權限
合理配置帳戶與授權，有助維持運營效率並提升資料安全。於使用者管理方面，請先進入管理中心的 Users > Active users 頁面，新增帳戶並輸入聯絡資料，設置臨時密碼供初次登入。
角色分配方面，只需對受信任的 IT 員工授予 Global admin 權限，其餘用戶則根據實際需要分配 Business Essentials 授權。管理員亦應每月檢視授權使用情況，停用閒置帳戶，避免資源浪費。
透過建立 Office 365 群組或安全群組，可為部門或專案設定統一的授權及政策，既節省時間亦便於日後更新群組成員。
強化團隊溝通效率
Microsoft Teams 有助取代傳統電郵往來，以即時對話、協作頻道及視訊會議提供集中溝通平台。你可建立標準頻道供全公司公告使用，亦可開設僅限特定人員的私人頻道處理機密項目。
按照團隊實際需求整合應用程式與機械人，例如使用 Planner 管理任務日程，在共享面板追蹤進度；透過 OneNote 分頁儲存會議記錄與議程；使用 Who 或 Polly 等機械人快速發放問卷或獲取資料。
會議安排上，可預設定期開會時段並預先發送議程，以便參與者準備；支援會議錄影，內容自動儲存至 SharePoint；而 Together mode 及背景模糊功能則有助減低視覺干擾。
優化文件協作流程
文件處理不再依賴本機儲存或電郵附件，而是直接於雲端共同編輯。企業可將團隊文件存放於 SharePoint 資源庫，並自訂中繼資料分類，便於搜尋與管理。
鼓勵員工在 Word、Excel、PowerPoint 中即時協作修改，利用 @ 提及功能即時通知相關人員；如需還原歷史版本，版本紀錄功能可快速回溯任何更改。
針對關鍵文件可設定變更提示，當有人修改時系統即自動通知，有效保障核心資料更新流程。
加強資料安全防護
Microsoft 365 提供內建安全功能，即使無需額外購買工具，亦可有效保護企業資料。首先，建議全面啟用多重認證（MFA），強化登入安全。你可預設可信裝置或地點，提升用戶體驗，同時仍能保障帳戶存取。
配合 資料外洩防護（DLP）政策，主動阻截涉及財務、個人或受規管資料的外洩風險。可以在 Exchange 與 SharePoint 上指定保留標籤，確保符合法規要求，亦可根據實際政策匹配情況進行調整。
Secure Score 分數概覽會將整體安全狀況視覺化，並提供各項改善建議，如設備加密或存取檢視。定期追蹤分數變化，有助保護企業資訊資產。
立即行動 開始轉型
善用 Microsoft 365 Business Essentials，能全面提升企業營運效率與資訊安全。你可先分析現有工作工具及流程，淘汰重疊或效率低下的系統。完成訂閱並驗證網域後，即可批量新增用戶並指派授權，以群組形式部署管理。
團隊展開使用 Teams、OneDrive 和 SharePoint 時，應配合培訓，確保用戶了解平台操作方式，發揮最大效益。最後，透過管理報表定期檢視使用情況與安全合規指標，持續優化用戶體驗。
只要合理配置與持續管理，就能讓你的團隊無論在內部溝通、文件協作或資料保安層面都更上一層樓。
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常見問題：
- 問：Microsoft 365 Business Essentials 與其他版本有何分別？
- 答：Business Essentials 主要提供雲端版應用程式及協作工具，不包括桌面版 Office，適合以瀏覽器及行動裝置為主的使用情境。
- 問：企業資料會儲存在哪裡？安全性如何？
- 答：所有資料會保存在 Microsoft 的全球認證資料中心，並內建多重加密與安全政策，包括 DLP、MFA 及 Secure Score 安全評估機制。
- 問：啟用訂閱後是否可以隨時升級方案？
- 答：可以，企業可依實際需要隨時升級至更高級套餐，例如 Business Standard 或 Business Premium，而無需重新設定資料或帳戶。
- 問：如果員工離職，如何處理其帳號與資料？
- 答：管理員可停用帳戶並轉移其 OneDrive 或 SharePoint 上的文件擁有權，確保資料保留並交由其他團隊成員接手。
重點資訊：
- Microsoft 365 Business Essentials 提供郵件、儲存、通訊、協作及雲端文件編輯等多合一服務
- 適合中小企快速上手部署，無需複雜 IT 設定
- 支援即時協作、文件版本控制與安全共用，提高團隊效率
- 內建安全功能助企業防範資料外洩風險，符合法規要求
- 可隨業務需求擴充或升級，靈活應變不同成長階段
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