想提升團隊協作？這些 Microsoft 365 工具幫到你！
- wlbeiv
- 10月24日
- 讀畢需時 6 分鐘
協作不順暢，往往成為中小企效率低迷的主因。不論你帶領的是一間初創公司還是發展中的企業，團隊間要保持同步，無需繁複操作，就是成功的關鍵。Microsoft 365 提供一站式雲端協作平台，結合即時通訊、文件共享、共同編輯、自動化流程及數據分析，助你提升整體工作效能。
善用 Microsoft Teams 提升團隊溝通
Microsoft Teams 是建立團隊溝通核心的首選工具。它將原本分散於不同應用程式的對話、會議及檔案整合於一個工作空間，簡化協作流程。
你可按項目、部門或主題建立持久的頻道，確保對話與檔案井然有序。支援一對一或群組對話，並以串接形式回覆，讓重點不被埋沒。透過內建視像會議、螢幕共享和即時字幕，即使遠端開會也能保持效率。文件可直接於對話或頻道中分享，同時整合 Planner、Power Automate 或其他第三方應用，延伸功能。
要提升使用效益，建議為頻道制定統一命名規則，有助成員快速定位資訊。將重要檔案或應用置頂，增加可見度；善用 @mention 或標籤通知，確保訊息準確送達。安排定期開會或快速站立會，也可透過 Calendar 分頁輕鬆設定。
即時共同編輯 Office 應用文件
團隊協作不應停留在傳送電郵附件的階段。使用 Word、Excel 或 PowerPoint 在線上或桌面版同時操作同一檔案，大大加速文件審閱及構思過程。
每位編輯者的游標即時顯示於所處段落或儲存格中，評語功能亦能於相關內容旁邊串接對話，避免混淆。所有檔案均具版本紀錄，可隨時回復至舊版本。分享檔案時，可設定僅瀏覽或可編輯的權限，以保障資料安全。
建議將專案文件儲存於 OneDrive 或 SharePoint 資料庫，自動同步更新。不再依賴冗長電郵討論，改用應用內評語提升效率。同時，針對敏感資訊部分可設置存取權限，加強控制。
以 SharePoint 組織企業內部平台
SharePoint 是打造部門入口網站、團隊中心及公司新聞的理想選擇，所有內容可透過網頁或流動裝置存取。
你可以靈活設計頁面，加入多媒體內容提升吸引力，並利用文件庫管理檔案，配合中繼資料、自訂檢視與版本記錄強化檔案管控。多款現成模板支援市場推廣、人力資源及 IT 團隊建站，節省開發時間。每個網站、資料庫或資料夾均支持細緻的使用權限控管。
操作時，不妨建立簡潔的主頁，加入捷徑連結至常用資源，提升導覽體驗。透過中繼資料標籤讓使用者能按專案或客戶快速篩選檔案，更容易找到所需內容。公司新聞可設為定期摘要，以電郵自動發送，提高關注程度。
使用 Planner 視覺化管理任務
Planner 提供直觀的項目看板，讓你將任務按階段、優先次序或衝刺分組，更易管理與追蹤進度。
每個任務都可加入到期日、標籤與核對清單；拖曳操作即可調整排序。可將 Planner 看板加入至 Teams 頻道分頁中，亦支援與 Outlook 日曆同步。圖表視圖更一目了然地顯示整體狀態。
推行時，請每個看板對應一個 Teams 頻道，方便成員隨時存取。可與 Microsoft To Do 結合處理個人任務清單。此外，自訂標籤（如「阻塞」、「需審核」）能快速劃出重點項目。
以 Power Automate 減少重複工序
Power Automate 連接多個應用與服務，無需撰寫程式碼，便能自動化各類重複流程。
平台提供批准程序、通知提示及資料收集等多款預設流程模板。可根據電郵、新增檔案或表單提交等動作觸發流程，並將任務轉交至特定人員或群組。逾 400 個服務的連接器涵蓋 SharePoint、Teams、Salesforce 和 Twitter 等。
建議從簡單流程入手，例如「自動將電郵附件儲存至 OneDrive」。部署前先邀少量使用者測試，確認可靠性。經常檢視流程執行情況與錯誤日誌，有助持續優化。
透過 Microsoft Viva 分析協作數據
Microsoft Viva Insights 協助企業洞察團隊協作模式，同時守護員工的工作與身心平衡。
用戶可查看專屬的生產力報告，包括專注時段與下班後工作時間；管理層則可評估會議趨勢與團隊負荷。從組織層面觀察跨部門互動及資訊流動，更能策略調整。
建議鼓勵團隊成員在 Teams 中預留寧靜時間，避免干擾。管理者可定期分析報告，主動識別過勞風險。當會議時數下降或回覆時間加快時，記得肯定成果。
以安全工具保障協作不失守
在確保高效協作同時，資料保安亦不可忽視。Microsoft 365 內建完善的安全措施，助你符合法規並防止資料外洩。
所有資料傳輸與儲存均加密，支援按用戶位置與裝置施加條件存取政策。你亦可為郵件及文件設置資料遺失防護（DLP）規則，加強財務或人事相關資料的保護。多重驗證（MFA）與單一登入（SSO）則進一步降低資訊被盜風險。
推行時務必開啟 MFA 功能，以預防網絡釣魚攻擊。針對敏感文檔制定 DLP 規則，自動阻擋不當傳送。利用敏感度標籤有效分類與加密資料，強化保護機制。
邁向更高效的協作進程
立即部署 Microsoft Teams 開展通訊、會議及應用整合；善用 OneDrive 或 SharePoint 儲存與協作文件；建構 SharePoint 網站方便團隊訪問關鍵資源。
利用 Planner 管理任務並與 Teams 同步，透過 Power Automate 設計自動化流程減省重工，並在 Viva Insights 中掌握合作趨勢。同時，全面推行 MFA、DLP 等安全政策，鞏固資訊防線。
不妨由一項工具開始推行，與團隊一同實踐，立即見證效率提升效益。下個協作成就，將是你的競爭優勢所在。
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常見問題：
- 問：Microsoft Teams 可以取代公司內部通訊軟件嗎？
- 答：Microsoft Teams 提供即時對話、視像會議及應用整合功能，能有效取代傳統通訊工具，同時集中檔案與任務管理，提升資訊整合度與協作效率。
- 問：使用 SharePoint 會增加文件管理的複雜度嗎？
- 答：相反，SharePoint 利用中繼資料、自訂檢視與細緻權限設定，有助企業清晰組織與保護文件資料，尤其適合多部門使用情況。
- 問：我公司沒有技術人員，能否設計 Power Automate 流程？
- 答：Power Automate 提供多款範本及「拖放式」設計介面，無需程式知識也能建立常用自動化流程。亦建議由顧問團隊提供初期技術支援。
- 問：Microsoft 365 的安全性足以應對商業資料外洩風險嗎？
- 答：Microsoft 365 內建加密技術、多重驗證（MFA）、資料遺失防護（DLP）與敏感度標籤功能，符合業界及多國法規要求，能全面降低資料外洩風險。
重點資訊：
- Microsoft 365 結合 Teams、SharePoint、Planner 和 Power Automate，打造高效整合的團隊協作平台
- 即時文件協作與任務排程功能，加快決策與執行流程
- 建議將核心工具整合至 Teams 頻道並制定文件管理規則，提升可見度與使用效率
- Power Automate 協助中小企自動化日常流程，減少重覆工作
- Viva Insights 提供數據分析，識別高壓時段及員工協作模式
- 全面啟用 MFA、DLP 與敏感度標籤，有效強化資訊防護網
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