HR 與 IT 協作助中小企提升營運效率
- wlbeiv
- 10月1日
- 讀畢需時 5 分鐘
在不少中小企業中，員工入職與離職的流程常因部門間協調不足而出現延誤。尤其當人力資源與資訊科技團隊各自為政，整個 IT 生命週期的效率大打折扣。不僅新員工需等候數天才能使用核心系統，離職員工亦可能在不該擁有系統權限的情況下繼續登入，對企業構成潛在風險。
這些問題往往來自溝通不暢、工作流程脫節或系統老化所導致的漏洞。企業如未針對這種情況採取行動，將難以提升員工體驗，甚至影響整體營運表現。
唯有透過 HR 與 IT 團隊的緊密合作，才能消除流程瓶頸，加快系統存取、強化數據安全，並為員工提供穩定、可靠的技術支援。
常見協作障礙
不少中小企難以有效整合人資與 IT 工作流程，常見問題包括：
兩部門分用不同通訊工具及支援平台，導致請求無法即時傳遞或遭忽略。大量入職與離職的操作仍靠手動輸入或使用表格紀錄，入網帳號或存取權限配置往往出現延遲或錯誤。
企業如仍依賴未能整合的舊式平台，則需重複輸入相同資料，記錄亦易出現不一致。這類操作不但增加工作壓力，更增添網絡安全風險，例如離職員工仍可使用公司資源，明顯違反安全及合規要求。
當員工發現 IT 支援反應緩慢，他們對內部支援系統的信任感亦會降低，進一步影響士氣與工作效率。
協作帶來的營運回報
一旦人力資源與資訊科技開始協調運作，企業將獲得舉足輕重的效益。
新同事上班即能獲得所需裝置與權限，從等候數日縮短至數小時，顯著提升第一天的工作體驗。離職員工的帳戶與權限亦可即時停用，減少惡意存取的風險。
結合的服務平台與清晰的申請流程，亦有助員工以自助方式解決常見問題，減少人力需求。此外，人資若能直接在系統內啟動 IT 請求，則可省卻手動輸入時間，使兩團隊更專注策略性項目。
統一的申請渠道更可化解重複請求與手工審批所引發的積壓，大幅提升處理速度與工作效率。
整合成功的實務策略
引入統一服務平台
AI 支援的 IT 服務管理平台能將人資與 IT 工作流程整合於同一系統中。這類系統可自動處理服務申請、依據既定規則分派任務，並於員工入職與離職時強制執行安全政策。
管理層亦能透過即時儀表板了解服務狀態及處理時效，提高整體透明度並減少反覆交接所引起的延誤。
建立清晰溝通渠道
將部門間的訊息集中於如 Microsoft Teams 或 Slack 的共享頻道，有助加快回應速度，避免資訊遺失。同時劃分不同類別請求並指派負責人，能加強責任意識與任務清晰度。
定期主動召開同步會議亦為關鍵舉措，使雙方了解未來變動與服務需求，同時將人資相關通告與 IT 系統更新結合傳遞，提升內部資訊透明度。
推動合辦培訓計劃
提升部門間的流程理解與工具熟習度有賴持續共同學習。透過 HR Communication Model Canvas 討論訊息表達方式，能讓 IT 更明白人資部署背後的邏輯。
此外，安排雙方共同參與 ITSM 系統培訓，使彼此更熟悉任務追蹤與服務指標監測。最後，交叉實習同樣重要，例如讓人資人員觀察 IT 處理支援請求的流程，有助建立交叉尊重與協同精神。
衡量成效的關鍵指標
中小企業必須按可量度準則評估 HR 與 IT 的合作成效，以下四個指標尤為重要：
員工淨推薦指數（eNPS）是判斷員工是否樂意推薦公司予他人的指標，得分超過 10 已屬良好，超過 30 則表現出色。
員工流失率用以衡量人員流動情況，從實施合作流程後可望下降 24% 至 59%。
缺勤率則反映員工出現無故請假情況，協作良好的團隊其缺勤率可減低達 41%。
最後是服務票據解決所需時間，此數值反映企業能否有效處理內部請求。一般標準為 24 至 48 小時內完成。
長期追蹤這些數據有助企業優化流程、調整資源分配並提高整體營運表現。
形成長效機制的關鍵策略
為確保 HR 與 IT 合作制度持續發揮效能，企業應建立明確的治理與回顧機制。
首先應制訂職責、責任歸屬及升級處理機制，讓所有跨部門合作均有明確方向。其次，建立季度檢討會議，根據指標表現針對流程瓶頸作出改善並優先排序資源。
團隊亦要定期接受再培訓，掌握系統新功能、溝通技巧及最新的安全標準。為確保機制貼合實際需要，應邀請員工提供回饋，可透過調查或專題訪談等形式進行。
最後，也需定期檢視現有系統與供應商配置，並計劃技術升級時程，以保持與業務需求同步。
結語
當人力資源與資訊科技部門互相支援，整個員工 IT 生命週期的效率大幅提升，從入職、日常支援到離職均可無縫銜接。透過消除孤島模式、導入跨部門整合工具及量化成效評估，中小企不但可強化資訊安全，亦能打造更靈活且以員工為本的企業文化，促進穩定成長。
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常見問題：
- 問：為何 HR 與 IT 在中小企中常出現協作問題？
- 答：主要因兩者使用不同系統與通訊工具，流程缺乏整合，導致訊息傳遞斷層、權限設定延遲與資料重複輸入。
- 問：建立統一服務平台需要多少時間與資源？
- 答：視企業規模及現有系統而定，一般由專業服務團隊協助實施後，可於數星期內完成基本整合並開始運作。
- 問：怎樣監察 HR 與 IT 協作的績效？
- 答：建議透過 eNPS、員工流失率、缺勤率及服務單處理時間等指標持續追蹤，並根據數據進行優化。
- 問：ITSM 平台是否適合所有行業的中小企？
- 答：大多數行業均可受惠，尤其涉及較多員工帳戶管理與數碼工作流程的公司，如科技、零售、物流或專業服務行業。
重點資訊：
- HR 與 IT 缺乏協同，會造成員工帳戶與存取權限管理混亂
- 整合雙方流程可即時改善入離職體驗，並加強資訊安全
- 引入 AI 支援的平台可自動化請求流程並提升決策透明度
- 量度協作成效需定期追蹤 eNPS、缺勤率及請求處理時間
- 建立治理機制與再培訓制度，有助打造持續優化的合作架構
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