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公司電郵重要嗎?6大好處為企業提升工作效率!


公司電郵重要嗎?6大好處為企業提升工作效率!
公司電郵重要嗎?6大好處為企業提升工作效率!

公司電郵為什麼這麼重要?本篇除了告訴你怎樣申請電郵地址的步驟與公司電郵申請需要留意的細節以外,還會介紹企業信箱可以帶來的6大優勢,最後附上企業電郵服務推薦資訊。

目錄:

​​一、不可或缺的商務通訊工具:認識公司電郵與其重要性

(一)公司電郵是什麼?

(二)公司電郵的重要性為何?6大優勢告訴你為何需要企業信箱

二、企業怎樣申請電郵地址?如何申請公司Email?

Step1 選擇電郵服務提供商

Step2 選擇方案和註冊

Step3 配置設置

Step4 集成其他應用

三、企業電郵首選:New Path Exchange Online雲端電郵服務

一、不可或缺的商務通訊工具:認識公司電郵與其重要性


(一)公司電郵是什麼?


對於企業而言,公司電郵(公司Email)是企業內部和外部通訊的主要方式之一,同時也是用於處理商業通訊和信息交流的重要工具。透過公司電郵,員工可以方便地傳遞和接收工作相關的訊息、文件、圖片等,並且可以隨時隨地進行溝通和協作。除此之外,公司電郵還可以作為重要的管理工具,存儲和共享公司的相關信息、標準和流程等。


(二)公司電郵的重要性為何?6大優勢告訴你為何需要企業信箱


公司電郵的6大優勢
公司電郵的6大優勢

✨有效的溝通工具

企業信箱是企業內部和外部溝通的主要工具之一。它可以幫助企業和客戶、供應商和員工之間進行快速和高效的溝通,可以輕鬆地傳達信息、文件和數據,大大提高了溝通的效率和準確性。例如,當員工需要與客戶協調某個項目時,他們可以通過電郵快速地討論和分享資訊,以便在最短時間內達成目標。


✨提高工作效率

公司電郵可以幫助員工快速地處理工作,簡化工作流程,提高工作效率,讓員工專注於核心業務,並且能夠更快地回應客戶需求。對公司內部的溝通來說,若員工需要向其他部門請求資料時,他們也可以透過電郵請求這些資料,節省來回詢問的時間。


✨方便遠程辦公

隨著遠程辦公變得越來越流行,公司電郵成為了員工遠程辦公的重要工具。便利完善的公司電郵系統讓員工能夠在任何地方遠程工作,不僅提高了員工的工作靈活性,還可以減少企業的空間成本。員工可以通過公司電郵遠程提交報告或申請,並且可以隨時隨地查看他們的郵件,為企業大大提高工作效率和彈性。


✨重要管理工具

公司電郵可以幫助管理層監督員工的工作進度,將工作分配給特定的員工,以及管理企業的電子文件和數據。同時,管理層也可以透過電郵發送指示和通知,並監測員工的電郵內容,以確保員工遵守公司的政策和法律法規。


✨建立企業形象

公司電郵是一個極其重要的企業形象建立工具。它可以讓企業擁有自己專屬的整公司email地址,進而塑造企業的專業形象,當客戶和供應商與企業進行電子郵件通信時,使用公司電郵可以提高企業在客戶心目中的價值和信任度。


✨保障安全性與隱私

公司電郵可以提供高度安全的保障,能夠防止未經授權的人員訪問企業敏感信息和數據。此外公司電郵還可以加密數據、限制外部訪問,以及幫助企業遵守數據隱私法律和規定,確保機密信息不會被外部人員所獲取,以保障企業和客戶的隱私。


二、企業怎樣申請電郵地址?如何申請公司Email?


公司電郵申請的具體步驟可能因不同的企業和電郵服務提供商而有所不同,以下是一般常見的公司Email申請步驟:


企業如何申請電郵地址?
企業如何申請電郵地址?

Step1 選擇電郵服務提供商


申請企業電子郵件地址的第一步是選擇一個適合的電郵服務提供商。企業可以根據自身的需求和預算,選擇可信賴的電郵服務提供商。目前市場上有許多電郵服務提供商可供選擇,如Gmail、Outlook等等,在選擇電郵服務提供商時,企業可以注意以下幾點:


  • 安全性:由於電子郵件中可能包含敏感信息,如客戶資料、合同內容等,因此選擇一個安全的電郵服務提供商至關重要。企業需要確保該提供商具有完善的安全措施,例如加密技術、反垃圾郵件等。

  • 可靠性和穩定性:確保電郵服務提供商能夠提供穩定和可靠的服務,避免出現頻繁的服務中斷或網絡問題。

  • 可擴展性:隨著企業的發展,需要增加電子郵件帳戶的需求也會相應增加。因此應選擇可擴展的電郵服務提供商,可以隨時增加帳戶,滿足企業日益增長的需求。

  • 兼容性和易用性:企業使用的其他應用軟體和服務,例如日曆、聯繫人、工作流程等,需要與電郵系統兼容且方便使用,以提高企業內部工作效率。

  • 價格:電郵服務的價格因提供商而異,也有如Gmail公司信箱免費服務等選擇。企業應評估提供商的不同方案並比較其費用效益。

  • 服務支援:如果企業在使用過程中遇到任何問題,可以得到電郵服務提供商的即時幫助和支持非常重要。企業可以選擇提供全天候客戶支持的提供商,以確保運營的穩定性。


Step2 選擇方案和註冊


選擇了合適的電郵服務提供商後,接下來就是選擇方案並進行註冊了。大部分的電郵服務提供商都有提供不同的方案,企業可以根據自身需求選擇最適合的方案。一般來說,企業電郵方案包括基本版、進階版、高級版等,方案的費用和功能會有所不同。在註冊公司電郵時,可以留意以下幾點:


  • 功能和限制:不同的方案擁有不同的功能和限制。例如,基本版可能只提供基本的電子郵件功能,而高級版可能還提供了更多的功能,如日曆、聯絡人管理、視頻會議等。因此你需要評估你的需求,確定需要哪些功能,再根據這些需求選擇適合的方案。

  • 使用者數量:不同的方案可能限制使用者的數量,例如基本版可能只允許有限的使用者。且不同方案間的郵箱容量可能也會有所不同,企業必須確保電郵容量能夠滿足公司日常運作所需。如果公司需要儲存大量文件和郵件,建議選擇容量更大的方案。

  • 安全性:對於一些機密性較高的企業,安全性也是選擇公司電郵方案時需要考慮的因素之一。你需要確定你選擇的方案是否提供了足夠的安全保障,例如資料加密、身分驗證等。


Step3 配置設置


配置設置是申請公司電郵的重要步驟,透過正確的設定可以讓公司電郵系統更安全、有效率。在此步驟中,需要對各項設置進行仔細的調整,以確保公司電郵能夠正確運作,並能夠達到最佳的效果。以下是一些注意事項:


  • 配置DNS紀錄:在使用公司電郵之前必須配置DNS紀錄,以便收發電郵和驗證電郵域名。對此,你需要創建MX記錄、SPF記錄和DKIM記錄等,這些紀錄通常可以在公司網域信箱註冊商或DNS服務提供商的控制面板中配置。

  • 配置郵箱:你可能也會需要設定每個郵箱帳戶的配置,例如郵箱大小、郵箱容量、發送限制、收件箱規則、防垃圾郵件等等。這些配置可以在公司電郵管理面板中進行設置,並可以根據不同用戶的需求進行個性化配置。

  • 設置安全性:在設置公司電郵系統時,安全性是一個至關重要的因素。系統必須設置強密碼策略、多重身分驗證、SPF、DKIM、DMARC等安全措施以保護公司電郵系統的安全。

  • 建立使用政策:為了建立安全有保障的電郵環境,你也可以為公司電郵建立使用政策,以保護公司機密信息和敏感資料。例如限制用戶轉發公司內部郵件、不允許使用公司電郵進行個人活動等等。建立使用政策可以幫助企業建立一個統一的郵件溝通標準,以確保安全性和效率。


Step4 集成其他應用


在申請公司電郵後,還可以透過集成其他應用來擴大電郵的功能性,讓電郵成為更強大的工具,以提高工作效率和縮短工作週期。以下是建議注意事項:


  • 安全性和隱私:企業需要確保集成其他應用程式不會犧牲電郵安全性和隱私。在將電郵與第三方應用程式集成時,可以同步確認該應用程式是否有相應的安全保障機制。

  • 設置權限:在集成其他應用程式時,企業需要確保僅授予必要的權限,以保護公司敏感信息不受損害。例如在將公司電郵與1個特定的應用程式集成時,可以僅授予該應用程式讀取電郵的權限,而不是完全授予其操作所有電郵的權限。

  • 測試和調整:在集成其他應用程式後,需要進行測試和調整,以確保功能的正常運作。例如確保其他應用程式可以正確讀取和使用電郵,並且不會導致任何錯誤或故障。


三、企業電郵首選:New Path Exchange Online雲端電郵服務


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New Path的Exchange Online雲端電郵服務可以為您做什麼?


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  • 跨裝置郵件同步:無論您使用何種裝置和作業系統,都可輕鬆同步郵件,以方便您隨時隨地進行工作,不再受限於固定位置和特定裝置。

  • 頂級過濾惡意郵件:Exchange Online是世界上其中一款最強大的郵件系統之一,其豐富的安全過濾功能可以有效地檢測和擊退各種惡意郵件。使用Exchange Online,您可以享受遠勝其他市場上同類產品的更高安全性和更好的郵件流通體驗。

  • 共用工作資源:本服務方案不僅提供可靠的郵件傳送功能,還包括共享通訊錄、行事曆、以及工作郵箱等實用工具,透過簡單的操作,您可以輕鬆地與同事分享資訊,實現高效協作,讓工作更加輕鬆自在。

  • 多平台介面支援:您可以使用網頁瀏覽器或者移動裝置上的Outlook應用程式,隨時查閱或回覆電郵,而且使用介面非常簡單易懂,不論您是Windows、Android或 iPhone使用者,都能夠輕鬆上手。

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