此平台提供 99.9% 財務保證正常運作時間，確保電郵不間斷服務。與 Word、Teams 和 SharePoint 無縫整合，有助提升團隊工作效率。內建防網絡釣魚和惡意軟件防護，同時支援資料遺失防止功能。採用 按使用者計費 模式，可靈活增減授權，並享有 全天候技術支援 ，不論電話或網上皆可即時獲得協助。

主要組件概覽

Exchange Online 作為雲端郵件伺服器，為所有用戶提供穩定郵件支援。Outlook 則支援桌面、網頁及流動裝置端的收發及管理電郵。而 Microsoft 365 管理中心 是整體設定入口，涵蓋網域管理、使用者帳號配置及安全設定等關鍵任務。

準備自訂網域

企業如欲以自家網域發送電子郵件，必先驗證其擁有權並設立郵箱。

驗證網域

在 Microsoft 365 管理中心登入後，進入 設置 → 網域 → 新增網域 ，輸入你的網域名稱，系統會提供一組 TXT 記錄。將此內容複製並貼到 DNS 託管商設定頁面，通常 15 分鐘內可完成驗證。

新增使用者郵箱

訪問 使用者 → 現有使用者 後點擊 新增使用者，輸入姓名、用戶名稱及聯絡資料，並分配包含 Exchange Online 的 Microsoft 365 授權。完成後，新用戶會自動擁有郵箱，並於管理中心顯示其狀態。

設定 DNS 記錄

透過準確地設定 DNS，可讓郵件順利傳送至 Exchange Online，並通過認證檢查。

設置 MX 記錄

新增類型為 MX 的記錄，將主機名稱欄位設為 @ 或留空，指向 yourdomain-com.mail.protection.outlook.com 的地址，並設最低優先序及 TTL 為 3600 秒。

啟用 SPF、DKIM 與 DMARC

為強化寄件人驗證與郵件可交付率，企業應建立以下三種記錄：

SPF 需設為 TXT 類型，內容為 v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all；

DKIM 使用兩組 CNAME 記錄，於 保護 → DKIM 中啟用簽名；

DMARC 則為 TXT 類型，值為 v=DMARC1; p=quarantine; pct=100; rua=mailto:dmarc@yourdomain.com。完成後可根據監控成果調整 p 參數為 none、quarantine 或 reject。

設置電郵客戶端

確保團隊無縫收發郵件，應支援各種裝置上的郵件客戶端。

Outlook 桌面配置

開啟 Outlook，選擇 新增帳戶，輸入完整電郵地址後點擊連接，系統自動識別 Exchange 設定，提示輸入密碼並完成配置。測試功能是否正常即可投入使用。

整合流動裝置

建議使用者於 iOS 或 Android 裝置上安裝 Outlook 流動版，開啟 App 後點選 新增帳戶，輸入電郵地址及密碼，再授權同步，例如日曆與聯絡人資料。

加強郵件安全性

為保障企業郵件資料安全，審慎應用多項安全措施至關重要。

啟用多重認證

在管理中心進入 使用者 → 多重認證，選定對象並點擊啟用。首次登入時，系統會提示使用者登記驗證 App 或電話號碼以完成身分核實。

應用郵件加密

透過 Office 365 郵件加密功能，於 Exchange 管理中心 → 郵件流程 → 規則 中建立新規則，例如針對含機密字詞或外部收件目標，自動加密郵件內容以防洩漏。

提升電郵效能

為減少維護負擔及提升使用體驗，建議主動規劃效能管理策略。

自動化郵箱控管

於 合規中心 → 資訊治理 設置保留政策，自動封存舊郵件及控制郵箱容量。設定共享郵箱與群組郵件，取代通用帳號，提高管理效率與透明度。

監控系統健康狀況

經常檢查 系統健康狀態 頁面，注意是否有服務中斷或維護計劃。亦可設定電郵提示，接收行政健康通知，並查閱郵箱稽核記錄，以辨識可疑活動。

處理設定上的常見問題

部署過程中如出現問題，這些提示有助減少查詢支援的需要。

解決 DNS 延遲

部分 DNS 更新最多需 24–48 小時 才於全球範圍內生效。可用 dig 或線上 DNS 工具查核是否已成功佈署及生效。

修正認證失敗

首先確認使用者帳號與系統授權是否活躍。檢查網域是否已驗證且 DNS 記錄與 Microsoft 標準一致。如登入時遇錯誤，可嘗試重設密碼或重新登記 MFA 裝置以恢復存取。

全面完成以上步驟後，中小企即可運用 Microsoft 365 提供的雲端電郵服務，建立安全、穩定及靈活的溝通系統。日後可進階探索共享郵箱、保留政策與合規性設定等功能，進一步強化通訊管理效率。

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常見問題：

- 問：Microsoft 365 是否包含自訂網域的電郵服務？

- 答：是的，用戶可於 Microsoft 365 驗證所擁有的網域後，開通基於該網域的專屬電郵地址。

- 問：完成 DNS 記錄設定需要多長時間？

- 答：大部分 DNS 記錄會於 15 至 30 分鐘 內生效，惟個別 DNS 主機可能需時 24–48 小時 完全更新。

- 問：如果電郵登入時出現密碼錯誤或 MFA 問題，應如何解決？

- 答：請先確保使用者帳戶仍為啟用狀態。可於管理中心重設密碼，並重新綁定多重驗證設定。

- 問：Microsoft 365 可支援多少郵箱帳戶？

- 答：Microsoft 365 採用 按使用者授權 模式，企業可依實際需要自由增減授權，無需建立實體伺服器。

重點資訊：

- 傳統電郵伺服器往往難以應付中小企營運升級需求

- Microsoft 365 提供 穩定、安全 且 具擴展性 的雲端電郵平台

- 核心設置包括 Exchange Online、自訂網域驗證、DNS 記錄及 Outlook 配置

- 開啟 SPF、DKIM、DMARC 可強化防護並提升電郵送達率

- 配合保留政策及稽核功能，有效管理企業郵件資源與合規需求

Microsoft 365 電郵開通中小企穩定通訊