發掘最合適的 Microsoft 365 定價方案
- wlbeiv
- 10月23日
- 讀畢需時 5 分鐘
選擇合適的 Microsoft 365 訂閱方案往往是一項不容易的決定，特別是當你需要在預算限制與團隊生產效能之間取得平衡。每個計劃都是按用戶數量及每月收費計算，結合桌面應用程式、雲端服務及安全功能，同時支援按月或按年付款方案，亦可因應人手變動靈活增減授權數量。本文會全面分析各個方案層級、功能比較、成本預測，以及有效控制成本的策略。
比較不同層級的訂閱方案
Microsoft 為中小企提供四個主要方案，各個層級的功能與收費遞增，企業可根據實際所需作出選擇。
Business Basic
此為入門級方案，涵蓋基本的雲端辦公功能。包括託管版 Exchange 電郵及共用日曆功能、OneDrive 雲端儲存作為文件備份及共用平台、Microsoft Teams 支援即時訊息、音訊與視像會議，另提供 Word、Excel 和 PowerPoint 的網頁及流動版本。
Business Standard
屬中階方案，除保留 Business Basic 的所有雲端服務外，更額外提供桌面版 Office 應用程式，適用於 PC 及 Mac 用戶。另支援 Microsoft Bookings 預約功能及 Teams 網路研討會功能，適合需要舉辦較大型線上活動的團隊。
Business Premium
此方案針對需要高階資安與設備管理的企業。除了具備 Business Standard 的所有功能外，增加高級防釣魚及惡意軟件防護功能、Intune 行動裝置管理、Azure 資訊保護功能等，全面提升文件加密與裝置控制能力。
Microsoft 365 Apps for Business
該方案只提供桌面版 Office 應用程式，如 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Publisher 等，並支援 OneDrive 作檔案同步，但不包含電郵或其他雲端商務服務。適合已有第三方電郵系統的公司，或僅需基本應用程式的情況。
評估功能再作選擇
在選擇合適方案時，建議着眼於實際需要。如果你的團隊只需離線使用 Office 文書工具，則無需支付具備企業級資安或大量雲端儲存的高階服務成本。
功能比較可以涵蓋以下重點：是否需要商務級電郵與排程系統、是否需安裝桌面版應用、內部協作工具如 Teams、Planner、Forms 是否為日常使用工具、雲端儲存容量能否滿足需要、安全性與合規要求（如裝置管理、資料加密）、以及是否需要整合 Power BI 或其他分析平台。圍繞這些應用情境評估，有助精準配對最合適的方案。
預估總成本
可採用以下公式進行成本預算：
總成本 = 用戶數量 × 每人月費 × 合約月數
首先確認目前用戶數量及未來人手增長預期，再決定採用按月或按年付款方式，通常按年付款可節省費用。再加入如進階儲存空間、安全性外掛模組或第三方整合服務等額外項目成本。亦需納入任何試用期或促銷折扣的因素。
例如公司計劃為 20 名員工選用中階方案 Business Standard，並簽訂一年合約，則計算方式為：每名用戶的月費 × 20 名員工 × 12 個月。此外不妨建立電子試算表，模擬多個方案作出比較，方便財務決策。
有效控制訂閱支出
想要精簡 Microsoft 365 成本，可採取多項策略。首先考慮採用年度付款方式以壓低單價，其次根據實際職務指派授權。如果某些用戶只是短期使用者或不活躍，建議定期審查並移除閒置帳戶來避免浪費。
對於符資格的機構，如非牟利組織或教育單位，可尋求特別優惠折扣。此外，若需要安裝附加功能，可透過單一渠道整合採購，以享有批量優惠價格。同時持續追蹤使用率資料，按季度檢視授權安排是否需要調整，以配合實際工作狀況。
規劃實施流程
成功的導入流程能大幅提升生產力和使用體驗。可先針對現有工具、工作模式及用戶權限進行審查，釐清企業在安全性、協作性與靈活性方面的真實需要，再據此選擇對應方案。
隨後設置 Microsoft 365 租戶、驗證網域名稱、配置 DNS 記錄。將原有的電郵、檔案及 Teams 頻道進行整合遷移，確保資料不中斷。同步進行安全性政策設定，包括資料外洩防護與條件存取等核心控制，再為員工安排培訓，熟習新功能與自助支援方法。
最後，持續監察使用情況，依照實際 adoption 成效調整授權或加強培訓，以確保整體效能達標並支撐業務發展。
挑選合適的 Microsoft 365 方案只是起點，企業若善用管理工具、長遠規劃及靈活分配授權資源，便能發揮平台最大潛能，同時有效控制預算支出。
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常見問題：
- 問：Microsoft 365 是否支援彈性授權調整？
- 答：是，所有商務方案均支援按需增減授權數目，非常適合人手變動頻繁的企業。
- 問：Business Standard 和 Business Premium 最大分別是甚麼？
- 答：Business Premium 除了包含所有標準功能之外，還提供進階資安功能及設備管理工具，適合對資料保護及裝置控管有更高需求的公司。
- 問：只有桌面 Office 應用程式而不需電郵服務，可用哪個方案？
- 答：可選擇 Microsoft 365 Apps for Business，提供完整桌面 Office 套件及 OneDrive 雲端同步，不包含 Exchange 電郵與其他協作工具。
- 問：如何估算 Microsoft 365 的整體年度支出？
- 答：可使用「總成本 = 用戶數量 × 每人月費 × 合約月數」公式計算，並加入所需附加模組與任何可用折扣因素。
重點資訊：
- Microsoft 為中小企提供四個主要訂閱層級，功能與安全性由低至高遞增
- 選購方案應根據實際工作需求進行功能對應分析，避免功能過剩或不足
- 成本預算需考慮付款週期、人手變動與附加功能開支
- 透過年度付款、優化帳號配置及爭取折扣，有效控制整體支出
- 實施初期應設計周詳流程與培訓計劃，確保成功導入並提升使用效益
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