簡單 Microsoft 365 最佳實踐助中小企發揮最大效益
- wlbeiv
- 9月9日
- 讀畢需時 5 分鐘
加快新員工啟用流程
當新員工可以迅速進入工作狀態，不但減少不必要的等待，亦能大幅提升團隊效率。透過 Microsoft 365 的一系列功能，建立標準化的啟用流程，有助你簡化帳戶設定及分配資源。
你可以先在 Microsoft 365 管理中心建立一個包含共通設定、授權及群組屬性的用戶範本，再配合 Azure Active Directory PowerShell 指令或 Microsoft Graph API 自動建立用戶帳戶。此外，可依據員工職位、部門或地區將其分配至相應的安全群組，同時預先設定 OneDrive 和 Outlook，使檔案和郵件資料夾能自動顯示。
有了可重複使用的流程，每次新聘人員都能擁有相同的工作起點，大大減少人為錯誤，提升整體入職體驗。
加強資料安全防護
中小企經常成為釣魚攻擊及勒索軟件的目標，因此保安配置不容忽視。Microsoft 365 的幾項基本措施，有助你更有效保護公司資料。
要點之一，是為所有用戶，特別是管理人員，啟用多重身份驗證 （MFA）。只要設定妥當，MFA 可阻擋超過 99% 的自動化網絡攻擊。
使用 Intune 設定裝置合規性政策亦同樣重要，例如只允許使用 PIN 碼、已加密或升級至最新作業系統的裝置存取公司資源。此外，應用敏感度標籤為檔案與電郵加密、加設浮水印或限制權限，確保敏感資訊不能外流。
精簡授權管理控制成本
授權過多會造成資源浪費，授權不足則會影響生產力。妥善管理 Microsoft 365 授權，可助你平衡投資與實際需求。
每季檢視授權分配，移除已離職員工的帳戶；並根據每位員工的職能選擇合適的方案，例如 Business Standard 或 Business Premium。如現金流允許，可考慮使用年度收費以獲取優惠。同時可透過管理中心追蹤功能使用情況，了解是否需要調整方案規格。
定期進行授權審查，不但有助節省開支，也確保功能部署得宜，避免執行過程出現瓶頸。
有策略地建構協作平台
一個有組織的 Teams 及 SharePoint 架構，能令團隊快速找到所需資料，提升協作效率，減少混亂。
可根據項目、部門或客戶帳戶劃分獨立頻道。對於較敏感的議題，如財務或人力資源，可設置私人頻道限制進入權限。
團隊名稱、頻道及 SharePoint 網站應採用一致的命名規則，例如以 “PRJ-” 開首，再配合項目編號，有助減少錯誤並加快搜尋速度。
保留備份以預防資料損毀
雖然 Microsoft 365 具備內建容災機制，但不足以取代獨立備份。意外刪除或檔案損毀仍有可能發生，因此妥善備份相當關鍵。
建議採用第三方備份方案，涵蓋 Exchange 郵箱、OneDrive 檔案及 SharePoint 網站，並可支援特定時間點還原。
備份時間可視資料重要程度而定，每日或每週執行一次為佳。此外，每季進行一次還原測試，確保當需還原時能發揮效用，避免受勒索軟件或人為疏忽影響業務運作。
持續培訓使用者提升應用成效
即使工具再出色，若用戶不懂操作也難以發揮最大效用。為確保每位員工都能善用 Microsoft 365，不可忽視持續培訓的重要性。
可每月舉辦短時間的教學午餐會，介紹新功能與操作技巧。另設立共享知識庫或 wiki，匯集教學文章及最佳實踐供同事快速查閱。亦可鼓勵員工自主完成 Microsoft Learn 上有關 Teams、SharePoint 及資訊安全的免費學習模組。
建立部門內的 “power users”，由他們提供同儕支援，有助強化員工間的技術交流，亦減少非授權工具 (shadow IT) 的使用風險。
持續監控使用情況與開支
透過了解 Microsoft 365 的實際應用情況，可以更早察覺問題並提出優化建議，保持平台健康運作。
可使用管理中心內的使用報告，查閱活躍用戶數、儲存空間使用量及應用趨勢。配合 Power BI 建立儀表板，視覺化展示郵件流量、Teams 通話及 SharePoint 活動等指標。
如你的業務亦使用 Azure，可在 Azure Cost Management 設置成本警告，準時掌握雲端支出。同時應定期查閱 Microsoft Defender 安全警報，防止安全威脅擴大造成損失。
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常見問題：
- 問：Microsoft 365 是否適合中小企使用？
- 答：Microsoft 365 提供具彈性的授權方案，功能全面並包含安全性工具，非常適合支援中小企業日常營運及遠距協作。
- 問：如何確保新入職員工的帳戶準時啟用？
- 答：可透過建立用戶範本及配合 Azure Active Directory 自動化腳本，實現快速且一致的帳戶配置流程。
- 問：Microsoft 365 本身是否已備份全部資料？
- 答：Microsoft 提供基本容災機制，但不等同完整備份。建議使用第三方備份工具確保檔案、郵件及網站可被完整還原。
- 問：我們應每多久檢查一次授權和使用情況？
- 答：建議每季進行授權審查，同時透過使用報告或 Power BI 儀表板定期監控使用趨勢與資源開支。
重點資訊：
- 建立標準化新員工啟用流程可減少錯誤並提升效率
- 啟用多重身份驗證（MFA）可防範逾 99% 自動攻擊
- 定期審查 Microsoft 365 授權有助節省成本並優化功能分配
- Teams、SharePoint 架構應依據業務需求有策略規劃
- 第三方備份解決方案能應對資料遺失風險
- 培訓用戶提升操作熟練度，有效發揮 Microsoft 365 效用
- 使用 Power BI 搭配使用報告，持續追蹤執行效能與開支狀況
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